16.11.2012
Автоматизация делопроизводства: НОРДИС/2 сохранит всю историю ведения договоров и дополнительных соглашений
Компания «АЛЕКТА» разработала дополнительную функциональность для подсистемы "Учет договоров" корпоративной информационной системы НОРДИС/2: в системе появилась возможность просматривать печатные копии договоров и дополнительных соглашений.
Работа с управленческими документами и, в частности, с договорами и дополнительными соглашениями предприятий со своими контрагентами – процесс очень ответственный и трудоемкий. От качества и сохранности этих документов порой зависит не только степень успешности отношений между партнерами по бизнесу и государственными контролирующими органами, но и сама репутация компании. Поэтому к вопросу делопроизводства в компаниях относятся со всей строгостью и ответственностью.
Договоры и дополнительные соглашения последовательно проходят все стадии жизненного цикла документов: создание, организацию движения и учёта (документооборот) и хранение архива, при этом сохраняя всю свою историю. Порой на процедуру подписания договора уходит не один месяц. При этом создается целый архив дополнительных соглашений или сопутствующих документов (проектов, протоколов разногласий, протоколов урегулирования разногласий и т.п.). Договор проходит стадии согласования, при которой документ подписывают десятки ответственных лиц, вносится большое количество изменений и дополнений. И весь этот архив необходимо хранить, чтобы в любой момент можно было обратиться к этим документам.
Если учитывать, что сегодня компании работают с сотнями контрагентов, и отношения с каждым из них оформляются не одним десятком юридических документов, то объемы делопроизводства (помимо работы по самому предмету договора) для отделов делопроизводства, юридических отделов и т.п. становятся внушительными. Справляться с такими объемами "по старинке" уже не представляется возможным. Содержать в порядке такой огромный архив документов и иметь к ним оперативный доступ под силу только современным и надежным информационным системам.
Подсистема "Учет договоров" корпоративной информационной системы НОРДИС/2 на протяжении уже почти 20-ти лет успешно справляется с данной миссией, помогая руководителям структурных подразделений, сотрудникам отделов делопроизводства, юридических отделов и т.п. выполнять свои обязанности качественно и в срок. Учитывая особенности ведения и управления процессами делопроизводства на предприятиях, компания «АЛЕКТА» разработала дополнительную функциональность для подсистемы "Учет договоров", в которую вошли новые возможности: сопоставление договорам и дополнительным соглашениям ссылок на места хранения скан-копий оригиналов документов и их рабочих версий, а также оперативный просмотр этих документов.
Теперь дополнительно к основным возможностям подсистемы "Учет договоров":
- Регистрация проекта документа (договора, дополнительного соглашения к договору и т.д.).
- Внесение сведений о ходе работы по согласованию проекта документа.
- Регистрация подписанного (заключенного) договора, дополнительного соглашения на основе зарегистрированного проекта документа.
- Внесение сведений о ходе работы по дальнейшему согласованию или исполнению подписанного договора, дополнительного соглашения.
- Внесение всей информации о переписке с контрагентом по договору, дополнительному соглашению в качестве комментариев к конкретному документу.
- Поиск необходимого пула документов по необходимым параметрам отбора.
- Печать отчетов и журналов ведения делопроизводства.
Подсистема позволяет для каждого договора, зарегистрированного в системе НОРДИС/2, указать целый набор файлов скан-образов оригиналов, рабочих версий и других сопутствующих процессу согласования и утверждения документов.
Одним из важных составляющих процесса делопроизводства является оперативный поиск необходимых документов, просмотр их реквизитов, основных данных, содержания и, конечно же, просмотр и печать самих документов. В подсистеме "Учет договоров" осуществлен удобный поиск документов на основании требуемых реквизитов и других условий (контрагент, сумма договора, валюта, наличие протокола разногласий и пр.), что позволяет оперативно найти нужный документ и предоставить всю исчерпывающую информацию по нему.
Стоит особо отметить, что поскольку информация (данные) по договорам и дополнительным соглашениям востребована практически во всех остальных сферах деятельности предприятия, подсистема "Учет договоров" тесно интегрирована с другими подсистемами корпоративной информационной системой НОРДИС/2:
- Бухгалтерский учет
- Налоговый учет
- Складской учет
- Управление материально-техническими ресурсами
- и др.
Специалисты подразделений предприятий, работающие в указанных подсистемах системы НОРДИС/2, могут оперативно, в автоматическом режиме использовать все необходимые данные подсистемы "Учет договоров".
Более того, новая функциональность корпоративной информационной системы НОРДИС/2 позволяет нашим клиентам организовать у себя на предприятии качественный репозитарий всей истории отношений со своими контрагентами, чтобы получать оперативный доступ к актуальной информации в режиме реального времени.
Узнайте больше о системе НОРДИС/2:
Буклет о НОРДИС/2